برای شروع مسیر موفقیت، نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی یک قدم بسیار مهم و حیاتی است. اگر شما هم قصد مهاجرت کاری دارید یا می خواهید در شغل فعلی خود ارتقا پیدا کنید، یادگیری این مهارت جذاب و شرکت در دوره های آموزش زبان انگلیسی با اساتید کلاس یاب به شما کمک بسیار زیادی خواهد کرد. در این مسیر ماجراجویانه و آموزشی، ما از پایه ترین مفاهیم شروع می کنیم تا شما زبان آموزان مبتدی بتوانید با اعتماد به نفس کامل با مدیران و همکاران خارجی خود ارتباط برقرار کنید. این مقاله جامع به شما یاد می دهد که چگونه در محیط کار بدرخشید و پیام های خود را به بهترین شکل ممکن ارسال کنید. همراه ما باشید.
چرا یادگیری این مهارت برای آینده شما ضروری است؟
ورود به دنیای تجارت بین الملل مانند یک سفر ماجراجویانه است که نیازمند ابزار های خاص خود می باشد. یکی از مهم ترین این ابزار ها، توانایی برقراری ارتباط متنی استاندارد است. وقتی شما قواعد و اصول نگارش ایمیل رسمی انگلیسی را به خوبی یاد بگیرید، در واقع کلید ورود به شرکت های بزرگ را در دست دارید. چه هدف شما مهاجرت به کشور های انگلیسی زبان باشد و چه بخواهید در یک شرکت بین المللی در داخل کشور کار کنید، تسلط بر Formal email writing (فرمال ایمیل رایتینگ / نامه نگاری رسمی انگلیسی) نشان دهنده سطح حرفه ای بودن شما است.
در طول روز کاری، ارسال ایمیل و دریافت ایمیل بخش بزرگی از وظایف شما را تشکیل می دهد. مدیران و همکاران شما بر اساس نحوه نگارش شما، در مورد میزان دقت و مهارت های ارتباطی شما قضاوت می کنند. بنابراین، رعایت دقیق اصول نگارش ایمیل رسمی انگلیسی می تواند مسیر ارتقای شغلی شما را هموار تر کند و شما را به عنوان یک فرد قابل اعتماد و متخصص در محیط کار معرفی نماید.
ساختار استاندارد برای مکاتبات شرکتی
برای اینکه بتوانیم پیام های تاثیر گذار بنویسیم، باید ساختار استاندارد آن را بشناسیم. نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی مانند ساختن یک ساختمان است که نیاز به پایه ها و طبقات منظم دارد. در این بخش، ما تمام قسمت های یک پیام الکترونیکی را با جزئیات کامل بررسی می کنیم تا شما بتوانید به راحتی آن ها را در مکاتبات تجاری خود به کار ببرید.
اهمیت موضوع ایمیل (Subject line)
اولین چیزی که گیرنده پیام شما می بیند، عنوان پیام است. موضوع ایمیل (Subject line) باید بسیار کوتاه، واضح و دقیق باشد. گیرنده باید با یک نگاه متوجه شود که محتوای پیام شما درباره چیست. در یادگیری اصول نگارش ایمیل رسمی انگلیسی، تاکید زیادی بر روی این بخش می شود زیرا اگر عنوان مناسب نباشد، ممکن است پیام شما هرگز خوانده نشود.
برای مثال به جای نوشتن کلمه ساده Hello (هلو / سلام)، بهتر است بنویسید:
Meeting Request (میتینگ ریکوئست / درخواست جلسه)
یا
Monthly Report (مانتلی ریپورت / گزارش ماهانه)
نحوه شروع و سلام کردن به صورت حرفه ای
دومین قدم در نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی، استفاده از کلمات مناسب برای سلام و احوالپرسی است. در محیط های کاری ما از کلمات عامیانه استفاده نمی کنیم. رایج ترین کلمه برای شروع کلمه Dear (دیر / عزیز یا گرامی) است.
به این مثال ها توجه کنید:
Dear Mr. Smith (دیر مستر اسمیت / آقای اسمیت گرامی)
Dear Hiring Manager (دیر هایرینگ منیجر / مدیر استخدام گرامی)
اگر نام شخص گیرنده را نمی دانید، می توانید از عبارت معروف زیر استفاده کنید:
To whom it may concern (تو هوم ایت می کنسرن / به هر کسی که مربوط می شود)
بدنه اصلی و بیان هدف از ارسال پیام
در این بخش شما باید به طور مستقیم و محترمانه دلیل پیام خود را بیان کنید. حاشیه رفتن در مکاتبات تجاری جایگاهی ندارد. یکی از طلایی ترین اصول نگارش ایمیل رسمی انگلیسی این است که در همان خط اول بدنه، هدف خود را مشخص کنید.
جملات کاربردی برای این بخش:
I am writing to inform you that (آی ام رایتینگ تو اینفورم یو دت / من می نویسم تا به شما اطلاع دهم که)
I am writing to inquire about (آی ام رایتینگ تو اینکوایر اباوت / من می نویسم تا پرس و جو کنم درباره)
نتیجه گیری و درخواست اقدام در انتهای متن
پس از بیان توضیحات، باید مشخص کنید که از گیرنده چه انتظاری دارید. آیا نیاز به پاسخ دارید؟ آیا می خواهید آن ها فایلی را بررسی کنند؟ این بخش در نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی بسیار کلیدی است تا کار ها با سرعت پیش بروند.
مثال کاربردی:
I look forward to hearing from you (آی لوک فوروارد تو هیرینگ فرام یو / من مشتاقانه منتظر شنیدن پاسخ شما هستم)
Please let me know if you need any further information (پلیز لت می نو ایف یو نید انی فردر اینفورمیشن / لطفا به من اطلاع دهید اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید)
استفاده از پایان بندی رسمی (ارادتمند)
قدم آخر در ساختار، خداحافظی محترمانه است. شما باید حتما از یک پایان بندی رسمی (ارادتمند) استفاده کنید و سپس نام کامل خود را بنویسید. این کار نشان دهنده احترام شما به گیرنده است و جزو قوانین اصلی اصول نگارش ایمیل رسمی انگلیسی محسوب می شود.
عبارات مناسب برای پایان:
Sincerely (سینسرلی / ارادتمند)
Best regards (بست ریگاردز / با بهترین احترامات)
Yours faithfully (یورز فیث فولی / با ارادت خالصانه)
جدول اصطلاحات بیزینس انگلیش برای محیط کار
برای اینکه متن شما طبیعی تر و حرفه ای تر به نظر برسد، یادگیری اصطلاحات بیزینس انگلیش بسیار مهم است. در ادامه جدولی از کلمات پر کاربرد را برای شما آماده کرده ایم تا در نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی از آن ها بهره ببرید.
| ردیف | کلمه انگلیسی | تلفظ فارسی | معنی فارسی | کاربرد در جمله |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Deadline | ددلاین | مهلت نهایی | The deadline is tomorrow
(مهلت نهایی فردا است) |
| 2 | Agenda | اجندا | دستور جلسه | Please check the agenda
(لطفا دستور جلسه را بررسی کنید) |
| 3 | Clarification | کلریفیکیشن | شفاف سازی | I need some clarification
(من به کمی شفاف سازی نیاز دارم) |
| 4 | Feedback | فیدبک | بازخورد | Thank you for your feedback
(از بازخورد شما متشکرم) |
| 5 | Colleague | کالیگ | همکار | He is my colleague
(او همکار من است) |
| 6 | Update | آپدیت | بروزرسانی | I will update you soon
(من به زودی شما را در جریان می گذارم) |
مدیریت فایل پیوست (Attachment) و رونوشت ها
در دنیای مدرن امروز، ارسال اسناد و مدارک بخش جدایی ناپذیر کار است. وقتی شما یک فایل پیوست (Attachment) مانند رزومه کاری یا گزارش مالی را ارسال می کنید، حتما باید در متن خود به آن اشاره کنید. یکی از مهم ترین اصول نگارش ایمیل رسمی انگلیسی این است که گیرنده را از وجود مدارک ضمیمه شده مطلع سازید.
عبارت استاندارد برای این کار:
Please find attached the report (پلیز فایند اتچد د ریپورت / لطفا گزارش پیوست شده را ملاحظه کنید)
همچنین باید با مفهوم رونوشت (CC / BCC) آشنا باشید. وقتی می خواهید شخص دیگری غیر از گیرنده اصلی، در جریان مکالمه قرار بگیرد از CC (کربن کپی) استفاده می کنید. اما اگر می خواهید این شخص مخفی بماند و گیرنده اصلی نام او را نبیند، از BCC (بلایند کربن کپی) استفاده می کنید. درک درست این ابزار ها مهارت شما را در مکاتبات تجاری به شدت افزایش می دهد.
پاسخ دادن، فوروارد کردن و اقدامات بعدی
ارتباطات در محیط کار یک مسیر دو طرفه است. یادگیری نحوه پاسخ دادن، فوروارد کردن، پیگیری کردن ایمیل (Follow up) به اندازه نوشتن پیام اولیه اهمیت دارد. وقتی پیامی را دریافت می کنید، باید در زمان مناسب و با لحنی حرفه ای به آن جواب دهید.
اگر باید پیام را به بخش دیگری ارجاع دهید، از قابلیت Forward (فوروارد / ارسال به غیر) استفاده می کنید. معمولا در هنگام فوروارد کردن باید یک توضیح کوتاه بنویسید:
FYI – For your information (اف وای آی – فور یور اینفورمیشن / جهت اطلاع شما)
گاهی اوقات شما پیامی ارسال می کنید اما پاسخی دریافت نمی کنید. در اینجا هنر پیگیری کردن ایمیل (Follow up) به کمک شما می آید. در نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی برای پیگیری، باید بسیار مودب باشید تا شخص مقابل احساس فشار نکند.
مثال:
I am following up on my previous email (آی ام فالووینگ آپ آن مای پریویوس ایمیل / من در حال پیگیری ایمیل قبلی ام هستم)
نمونه های کاربردی برای تمرین بیشتر
برای تسلط کامل بر اصول نگارش ایمیل رسمی انگلیسی، خواندن نمونه های واقعی بهترین روش است. در این بخش دو نمونه بسیار پر کاربرد برای شما عزیزان که در ابتدای مسیر یادگیری هستید آماده کرده ایم.
نمونه اول: ارسال رزومه برای درخواست کار
Subject: Job Application for Marketing Assistant – Your Name
(موضوع: درخواست کار برای دستیار بازاریابی – نام شما)
Dear Hiring Manager,
(دیر هایرینگ منیجر / مدیر استخدام گرامی،)
I am writing to apply for the Marketing Assistant position at your company. Please find attached my resume for your review.
(آی ام رایتینگ تو اپلای فور د مارکتینگ اسیستنت پوزیشن ات یور کمپانی. پلیز فایند اتچد مای رزیومه فور یور ریویو. / من می نویسم تا برای موقعیت دستیار بازاریابی در شرکت شما درخواست دهم. لطفا رزومه پیوست شده مرا برای بررسی ملاحظه کنید.)
I look forward to the opportunity to discuss my application with you.
(آی لوک فوروارد تو دی اپورچونیتی تو دیسکاس مای اپلیکیشن وید یو. / من مشتاقانه منتظر فرصتی برای بحث در مورد درخواستم با شما هستم.)
Sincerely,
(سینسرلی، / ارادتمند،)
Your Name
(نام شما)
نمونه دوم: درخواست راهنمایی از یک همکار
Subject: Request for Project Update
(موضوع: درخواست برای بروزرسانی پروژه)
Dear Mr. Anderson,
(دیر مستر اندرسون، / آقای اندرسون عزیز،)
I hope this email finds you well. I am writing to ask for an update on the new marketing project. Could you please send me the latest report by tomorrow?
(آی هوپ دیس ایمیل فایندز یو ول. آی ام رایتینگ تو اسک فور ان آپدیت آن د نیو مارکتینگ پروجکت. کود یو پلیز سند می د لیتیست ریپورت بای تومارو؟ / امیدوارم این ایمیل شما را در سلامت بیابد. من می نویسم تا درخواستی برای وضعیت جدید پروژه بازاریابی داشته باشم. آیا می توانید لطفا آخرین گزارش را تا فردا برای من ارسال کنید؟)
Thank you for your help.
(تنک یو فور یور هلپ. / از کمک شما متشکرم.)
Best regards,
(بست ریگاردز، / با بهترین احترامات،)
Your Name
(نام شما)
نکات طلایی برای جلوگیری از اشتباهات رایج
در مسیر آموزش نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی، دانستن اشتباهات رایج به شما کمک می کند تا حرف ای تر عمل کنید. همیشه قبل از زدن دکمه ارسال، متن خود را یک بار با صدای بلند بخوانید. این کار باعث می شود تا اگر کلمه ای جا افتاده است متوجه شوید.
یکی دیگر از قوانین مهم در اصول نگارش ایمیل رسمی انگلیسی این است که از مخفف های عامیانه مانند گونا (Gonna) یا وانا (Wanna) به هیچ وجه استفاده نکنید. به جای آن ها حتما از فرم کامل Going to (گویینگ تو / قصد داشتن) و Want to (وانت تو / خواستن) استفاده نمایید. همچنین در مکاتبات تجاری استفاده از ایموجی ها و شکلک ها غیر حرفه ای تلقی می شود و نباید از آن ها استفاده کنید.
نظم و ساختار بندی پاراگراف ها نیز بسیار مهم است. متن های طولانی و بدون فاصله برای خواننده خسته کننده هستند. سعی کنید پیام خود را به پاراگراف های دو یا سه خطی تقسیم کنید تا خواندن آن برای همکاران و مدیران راحت تر باشد. با رعایت این جزئیات، نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی برای شما به یک عادت شیرین و موفقیت آمیز تبدیل خواهد شد.
سوالات متداول (FAQs)
سخن پایانی و مسیر پیش روی شما در یادگیری
همانطور که مشاهده کردید، مسلط شدن بر ارتباطات نوشتاری در محیط های کاری بین المللی یک فرآیند جذاب و کاملا دست یافتنی است. با تمرین مستمر ساختار هایی که معرفی کردیم و درک عمیق اصول نگارش ایمیل رسمی انگلیسی، شما می توانید در هر مصاحبه شغلی و محیط کاری بدرخشید. به خاطر داشته باشید که هر پیام متنی که ارسال می کنید، نماینده شخصیت حرفه ای شماست. پس با دقت، ظرافت و رعایت احترام کامل با دنیای تجارت ارتباط برقرار کنید. این مهارت کلیدی، در های موفقیت را برای مهاجرت و پیشرفت در شغل رویایی تان باز خواهد کرد.
پیشنهاد ویژه برای تسلط کامل بر زبان
آیا آماده هستید تا مهارت های زبان انگلیسی خود را برای محیط کار و زندگی روزمره به صورت کاملا حرفه ای ارتقا دهید؟ اگر می خواهید با اساتید مجرب و با جدید ترین متد های روز دنیا آموزش ببینید، همین حالا سفر آموزشی خود را با ما آغاز کنید. برای ثبت نام در کلاس های تخصصی و رزرو زمان مشاوره، بر روی لینک زیر کلیک کنید و آینده شغلی خود را تضمین نمایید: